De acuerdo con el art. 4 de la Ley 2/2023, el Sistema Interno de Información constituye el medio preferente para comunicar infracciones muy graves o graves de naturaleza administrativa cometidas en el desempeño de las actividades propias de ALJARAFESA y para comunicar hechos constitutivos de delito, así como cualquier acción u omisión que pueda constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea y se recoja en el artículo 2.1 a) de la Ley 2/2023.

Sin perjuicio de lo anterior, las personas que forman parte de ALJARAFESA tienen la obligación de comunicar a través del Canal de Integridad toda infracción de las normas internas que conformen su Sistema de Integridad Institucional (Código Ético y de Conducta, Políticas, Protocolos, Instrucciones y Procedimientos).

Las comunicaciones que no tengan relación con los hechos antes referidos serán inadmitidas a trámite. También serán inadmitidas las comunicaciones sobre asuntos correspondientes a la gestión ordinaria de servicios de atención al cliente, las cuales deberán remitirse a través de los canales y procedimientos establecidos a tal efecto.

Podrán hacer uso del Canal de Integridad, así como de otras vías de comunicación complementarias, quienes hayan obtenido información sobre infracciones en el marco de una relación laboral, profesional o mercantil, sean personas físicas o jurídicas, y en particular:

   a) Todas las personas que forman parte de ALJARAFESA, Órganos de Administración, Órganos de Dirección y resto de profesionales, sean cuales sean sus funciones, nivel de responsabilidad y tipo de vínculo o relación institucional y laboral.
   b) La Representación Legal de las Personas Trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y de apoyo al informante.
   c) Cualquier persona que haya mantenido una relación laboral con ALJARAFESA aunque ésta haya finalizado.
   d) Cualquier persona cuya relación laboral con ALJARAFESA todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones se haya obtenido durante el proceso de selección.
   e) Personas en prácticas o personas trabajadoras en periodos de formación, perciban o no remuneración.
   f) Cualquier persona que trabaje o haya trabajado para o bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de ALJARAFESA.

También estará abierto a cualquier otra persona que desee comunicar a ALJARAFESA conductas, actitudes y comportamiento que se encuentren dentro del ámbito de aplicación de su Política del Sistema Interno de Información, si bien solo dispondrá de los derechos de preservación de su identidad, protección de sus datos personales y de confidencialidad de las comunicaciones.

El Sistema Interno de Información de ALJARAFESA permitirá la presentación de comunicaciones a través de los siguientes medios:

   – De forma telemática a través del Canal de Integridad de ALJARAFESA pinchando en el siguiente enlace.
   – Otros cauces:
     a) Por correo electrónico integridad@aljarafesa.es
     b) De forma presencial, previa solicitud a través del correo electrónico integridad@aljarafesa.es
     c) Por correo postal, Gta. Gerente Carlos Moreno, s/n. 41940 Tomares (Sevilla); indicando CONFIDENCIAL en el sobre.

El Órgano Responsable del Sistema de Información es el competente para su gestión, desarrollando sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de ALJARAFESA. Su designación se ha realizado por el Consejo de Administración en virtud del art. 8.1 de la Ley 2/2023.

Las personas que forman el Órgano Responsable del Sistema Interno de Información cumplirán de manera exhaustiva la imparcialidad y confidencialidad respecto a las partes afectadas, por lo que estarán sujetas al cumplimiento de la Política de Conflictos de Intereses de ALJARAFESA, y a la firma de una Cláusula de Confidencialidad.

Sus miembros son:

Titulares:
D. Fernando Erostarbe Ballesteros. Director Financiero y de Recursos Humanos.
D. Antonio Domínguez Platas. Director del Servicio Jurídico.
Dª. Desirée Seglar Rodríguez. Responsable de Cumplimiento Normativo. Miembro delegado para la gestión del sistema y la tramitación de los expedientes de investigación.

Suplentes:
D. Francisco Rodríguez Mowbray. Director de Planificación y Sostenibilidad.
D. Ramón González Tevar. Director de Operaciones.
D. Félix Ríos Villegas. Director de Clientes y de Comunicación.

El Órgano Responsable del Sistema de Información estará asistido por profesionales externos independientes y expertos. Las personas que integran ALJARAFESA están obligadas a colaborar en la instrucción si fueran requeridas.

1.- En caso de que no sea anónima, deberá incluir nombre y apellidos de la persona informante y datos de contacto (correo electrónico y/o teléfono) o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo como consecuencia de la información.
2.- La relación de la persona informante con ALJARAFESA.
3.- Tipología de la conducta a comunicar (se marcará uno o varios casilleros de un listado).
4.- Identificación de la persona o persona afectadas presuntamente responsables de la irregularidad: datos de identificación, puesto que ocupa en la empresa, si hay varios departamentos o personas implicadas.
5.- Descripción de los hechos de manera concreta y precisa, el área afectada, la fecha o período de comisión.
6.- En caso de que fuera posible, se deberán adjuntar documentos o evidencias de los hechos registrados.

Todas las solicitudes o comunicaciones se tratarán de forma confidencial, y la seguridad y el correcto registro de las comunicaciones recibidas deberá quedar garantizado.

El procedimiento se desarrollará de acuerdo con las siguientes fases y su duración no superará los tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación, o, si no se remitió un acuse de recibo a la persona informante al haberse considerado que ello podía poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación.

En los casos en que la especial complejidad del asunto requiera una ampliación el plazo podrá extenderse hasta un máximo de tres (3) meses adicionales.

Recepción
   – A través del Canal de Integridad en enlace habilitado en la web, en sección separada y fácilmente accesible e identificable. Con información sobre las garantías de confidencialidad y no represalia y la posibilidad de utilizar los canales externos. El Canal generará un código de identificación o link para su seguimiento y comunicación. Igual para las comunicaciones anónimas.
   – Cauces complementarios: correo-e, correo postal, reunión presencial que se celebrará en los 7 días naturales posteriores a su solicitud. Se transcribirá la declaración verbal con posterior ratificación.

Registro y ratificación
   – Se recepcionará en el canal y se enviará un acuse de recibo en el plazo máximo de 2 días naturales.
   – Junto con el acuse se solicitará ratificación que deberá efectuarse en los 5 días naturales por la persona informante. También podrá solicitarse aclaración o información adicional.
   – Si no ratifica o rehúsa a hacerlo, podrá acordarse el archivo por el Órgano Responsable del SII.

Admisión de comunicaciones
   – Se dará traslado al Órgano Responsable SII, con los indicios o documentación aportada.
   – Información a la Dirección Gerencia, sin trasladar contenido ni información que pueda revelar la identidad de las personas o conculque el deber de confidencialidad.
   – Análisis de la comunicación para determinar su admisión o inadmisión, con la asistencia de terceros expertos (plazo máximo 10 días hábiles). También podrá solicitarse aclaración o información adicional. El acuerdo de admisión o inadmisión a trámite será comunicado a la persona informante mediante resolución motivada, salvo que hubiera renunciado a ello.

Instrucción (plazo máximo 3 meses)
La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados y se desarrollará con cumplimiento de lo establecido en el art. 19 de la Ley 2/2023 y estará coordinada por la Responsable de Cumplimiento Normativo.

El Órgano Responsable del Sistema Interno de Información realizará todas aquellas acciones y consultas que considere necesarias encaminadas a averiguar la exactitud y veracidad de la información recibida y acordará la práctica de cuantas pruebas estime necesarias para el esclarecimiento de los hechos comunicados, dando audiencia a todas las partes, testigos y otras personas que considere.

El expediente finalizará con el acuerdo del Órgano Responsable del Sistema Interno de Información en cuatro posibles direcciones: el archivo, la remisión de la información al Ministerio Fiscal, el traslado a la autoridad competente o la propuesta a la Dirección Gerencia de incoación de un procedimiento disciplinario.

Instrucción. Especialidades
   – En caso de que la información fuese referida a conductas presuntamente constitutivas de acoso, se dará traslado de las comunicaciones a la Comisión Instructora para que se tramiten según el procedimiento establecido en el Protocolo para la Prevención y Tratamiento del Acoso Moral, Sexual y por Razón de Sexo.
   – En caso de que la información fuese referida a conductas presuntamente constitutivas de fraude, corrupción o conflictos de intereses en la contratación y ejecución de proyectos financiados con Fondos Europeos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR) se dará traslado al Comité Antifraude, según se dispone en el Plan de Medidas Antifraude, para que tramite el procedimiento como Órgano competente, por razón de la materia.

Las personas trabajadoras de ALJARAFESA que realicen comunicaciones a través del Sistema Interno de Información tendrán derecho a la protección frente a represalias siempre que existan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz y la comunicación se haya realizado de buena fe y conforme a los requerimientos previstos en la Política del Sistema Interno de Información y en la Ley 2/2023.

ALJARAFESA sancionará cualquier tipo de represalia realizada contra toda persona informante que haya actuado de buena fe, así como contra aquellas otras personas intervinientes en el procedimiento con causa en dicha intervención.

ALJARAFESA garantiza, como dos de los principios básicos del procedimiento, la confidencialidad de las partes afectadas y la protección de datos personales, con especial protección de la preservación de la identidad de la persona que presenta la información, así como de la persona o personas afectadas por la información y de los posibles testigos. También garantiza el respeto a los derechos de defensa, presunción de inocencia y de acceso al expediente, todo ello en los términos establecidos en la Política del Sistema Interno de Información y en la Ley 2/2023.